Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering houdt alle activiteiten in die de gemeentelijke organisatie in staat stelt duurzaam te presteren en maatschappelijke waarde te creëren. Denk aan personeelsbeleid, huisvesting, informatievoorziening en ICT, inkoop en de planning en control cyclus. Een goede bedrijfsvoering is voorwaarde voor het uitoefenen van en het ‘in control’ zijn over de primaire taken en bedrijfsprocessen. Het uiteindelijke doel is een bedrijfsvoering die ervoor zorgt dat de beschikbare middelen zo goed mogelijk renderen om de gewenste maatschappelijke effecten te halen.

Gemeenschappelijke Regeling Duo+ Dienstverleningsovereenkomst (DVO)

De uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken is voor de gemeente Uithoorn door de Duo+ organisatie uitgevoerd. En is erop gericht om de organisatie van Uithoorn hiermee goed te ondersteunen. Om daarbij te kunnen sturen op de gewenste dienstverlening in relatie tot de bij te dragen kosten, is er gewerkt met DVO’s. Het werken met DVO’s is het afgelopen jaar doorontwikkeld om zo goed mogelijk de gewenste prestaties geleverd te krijgen tegen de daarbij behorende kosten. Naast de reguliere bedrijfsvoeringstaken is vooral ingezet op het inzichtelijk krijgen van de incidentele beleids- en adviestaken om de bedrijfsvoering te verbeteren en actueel te houden. Hiermee kan de gemeente beter sturen op haar prioriteiten en gewenste ontwikkelingen.

Organisatieontwikkeling

Even als voorgaande jaren is kritisch gekeken naar het functioneren van de eigen organisatie. De veranderende omgeving, de specificering van de eigen organisatie naar een strategie-, beleid- en regiegemeente (waarbij uitvoerende taken o.a. bij Duo+ zijn gesitueerd) en de rol die van ons verwacht wordt in het maatschappelijke veld, vragen om het verder professionaliseren van de Uithoornse ambtenaar en de ambtelijke organisatie. Denk aan de dienstverlening aan en de participatie van burgers en organisaties, de rol van Uithoorn in de regio (AM en MRA), de regie op het netwerk van instellingen en organisaties waar Uithoorn mee samenwerkt, het opgavegericht werken, het sturen op maatschappelijke effecten, en ook de interne Uithoornse werkwijze. Zelfs in 2020 hebben we kunnen werken aan het versterken van de vaardigheden en competenties van onze medewerkers. Naast dat er aandacht is geschonken aan het thuiswerken is er ook een incompany training geweest voor het schrijven van beleidsteksten en bestuursvoortellen.

Human Resource Management

Personeel en Organisatie

Onze organisatie staat of valt met de kwaliteit van onze medewerkers. In deze veranderende samenleving is het belangrijk dat zij een goede balans hebben tussen werk en privé. Zeker doordat in het afgelopen jaar als gevolg van coroncrisis medewerkers meer thuiswerken. Daarbij is veel aandacht geschonken hoe medewerkers goed thuis konden werken, waarbij rekening werd gehouden met hun thuissituatie. Ook is gekeken hoe ze daarbij goed in contact met de collega's, leidinggevenden en de organisatie konden blijven. Ook is aandacht geschonken aan hoe iedereen gemotiveerd kon blijven. Hiervoor zijn diverse acties uitgevoerd zoals online afdelings- of organisatiebijeenkomsten, werkwandelingen en webinars over bijvoorbeeld breinvriendelijk werken. Daarnaast zijn de medewerkers zo goed mogelijk gefaciliteerd met diverse hardware zaken om goed thuis te kunnen werken.

Verder is er veel aandacht geweest voor het relatief hoge ziekteverzuim van 9,5%. Dit had vooral betrekking op langdurig ziekteverzuim met diverse en uiteenlopende oorzaken. De aandacht van het management en de acties die daarbij zijn ondernomen heeft ertoe geleid dat het ziekteverzuim aan het einde van 2020 flink gedaald is naar 5,7% in december. Dit vormt een goede basis om voor 2021 onder de norm te kunnen blijven.

Quotumwet

Binnen de Quotumwet wordt van overheden gevraagd mensen met een arbeidsbeperking aan werk te helpen. Door Corona was het lastig om hierin slagen te maken. In samenwerking met Duo+ is hiervoor een actieplan opgesteld om het gevraagde quotum in te vullen.

Wet normalisering rechtspositie ambtenaren

De belangrijkste gevolgen van deze wet zijn dat de arbeidsrechtelijke (rechts)positie van ambtenaren gelijkgetrokken zijn aan die van werknemers in het private bedrijfsleven, en dat er een nieuwe (gewijzigde) Ambtenarenwet is gekomen. In 2020 is dit verder uitgewerkt en is deze wet inmiddels overeenkomstig toegepast. Zo zijn er door medewerkers inmiddels hiervoor verklaringen ondertekend.

Financiën

Digitale P&C-documenten

In 2020 is de ontwikkeling van de Planning en Control (P&C) documenten doorgezet. We gebruiken een nieuwe app om de P&C-documenten digitaal op te stellen. Dit draagt er aan bij dat de begroting, de rapportages en de jaarstukken transparanter en beter toegankelijk worden.

Digitalisering en optimalisering financiële administratie

Duo+ verzorgt de financiële administratie van de gemeente Uithoorn. De vier organisaties werken met één pakket met als doel om de kwetsbaarheid te verminderen en de kwaliteit te verhogen. Inmiddels zijn de processen van de financiële administratie verder gedigitaliseerd. De nadruk is gelegd op het inbouwen van de interne controles in de systemen.

Juridische Zaken

De dienstverlening van Juridische Zaken is ondersteunend en aanvullend op de overige juridische functies binnen de DUO-organisaties. Te denken valt aan aanscherping van privacywetgeving, het omgaan met WOB-verzoeken, de Wet open overheid en de Wet elektronische publicatie. In de loop van 2020 is gestart met invoering en implementatie van juridische kwaliteitszorg (JZK). De activiteiten lopen nog voor een belangrijk deel door in 2021. Het doel daarvan is om de juridische kwaliteit van het handelen van de organisatie(s) te verbeteren.

Informatisering en automatisering (I en A)

Na jaren waarin door de DUO- organisatie de basis zoveel mogelijk op orde is gebracht en het belangrijkste deel van de kernapplicaties zijn vervangen, is in 2020 de aandacht vooral gericht geweest op het beheren en beheersen van de informatiestromen. In het licht van het steeds intensiever gebruik van (digitale) informatie, is de waarde van onze interne informatiestroom gegroeid. Deze groei moet zorgvuldig begeleid worden om te zorgen dat ze betrouwbaar en juist blijft en daarnaast ook vindbaar en herleidbaar wordt opgeslagen conform de eisen die archivering daaraan stelt. Met name bij de archivering van de gegevens liepen we een achterstand op wat de laatste jaren de nodige aandacht vroeg. In samenspraak met de provincie is een verbeterplan opgesteld. Dat plan wordt nu nog verder uitgewerkt en zal vooral in 2021 en 2022 uitgevoerd worden.

Verder is in 2020 volgens een vervangingsplan de nodige hardware vervangen. Voordat de coronacrisis zich aandiende is daarbij in Uithoorn al ingezet op mobiel met behulp van laptops. Dit heeft er toe geleid dat snel voldaan kon worden aan de toenemende behoefte aan flexibel en mobiel werken als gevolg van de crisis. Daarbij is ook gekeken hoe aan de diverse eisen kon worden voldaan die bijvoorbeeld de informatieveiligheid en de archivering daaraan stellen.

Interne Dienstverlening

In 2020 is verder gewerkt aan de invulling van een effectieve gezamenlijke inkoop. In beginsel is een inkoopcontactgroep ingericht waarin de gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel alsmede Duo+ in vertegenwoordigd zijn. Daarnaast is in samenspraak met de DUO-gemeenten en Duo+ en met behulp van externe partij gekeken naar de mogelijkheden om de organisatie van de inkoop beter aan te laten sluiten op de behoefte van de organisatie. Tevens is in de gezamenlijkheid het uitvoeringsbeleid voor de inkoop- en aanbesteding geactualiseerd en voorbereid. Zodoende kunnen er in 2021 de nodige stappen genomen worden om de inkoop- en aanbesteding te verbeteren. Verder zijn dit jaar meer contracten in de gezamenlijkheid van de Duo+ organisaties afgesloten. Die mogelijk op termijn kunnen leiden tot efficiency-voordelen.

In 2020 heeft de Servicedesk zich verbreed en doorontwikkeld, waardoor vragen van medewerkers op allerlei gebieden van de bedrijfsvoering digitaal en beter afgehandeld kunnen worden. Met de ontwikkelingen van het thuiswerken is dit nog belangrijker geworden.

Communicatie

In 2020 is gewerkt aan het opstellen van een communicatievisie. Op basis hiervan zal dienstverlening op het gebied van communicatie verder uitgewerkt worden om deze goed aan te laten sluiten bij de bestuurlijk en ambtelijke vraag. Dit laatste kan gevolgen hebben voor de organisatie inrichting, de capaciteit en de kwaliteit van Communicatie. Hiervoor wordt in overleg met Duo+ in 2021 een plan gemaakt.

Rechtmatigheid

Op verschillende terreinen wordt systematisch de financiële organisatie en de bedrijfsvoering getoetst. Bij de jaarrekening beoordeelt de accountant niet alleen de juistheid en volledigheid maar kijkt ook of de mutaties in de administratie rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant steunt hierbij op het geheel van interne controlemaatregelen. Hiervoor wordt gewerkt met een intern controleplan voor zowel Duo+ als de gemeente. In 2020 is het interne controleplan opnieuw vastgesteld, in afstemming met de accountant en met Duo+.

Tot en met 2020 geeft de accountant de rechtmatigheidsverklaring af. Vanaf 2021 moet het college van B en W de rechtmatigheidsverklaring afgeven. Daardoor kunnen ook veranderingen van het interne controleplan nodig zijn. Het doel van het interne controleplan is om de juistheid, rechtmatigheid en volledigheid van de in de administratie opgenomen gegevens te waarborgen. En om na te gaan of Duo+ en de gemeente gehandeld hebben overeenkomstig de eigen en externe regelgeving.

In 2020 is een sterke impuls gegeven aan de professionalisering van de verbijzonderde interne controle (VIC). In korte tijd is er weer een eigen team opgebouwd waarmee we structurele verbeteringen van de interne controle kunnen realiseren. De processen die onderdeel uitmaken van het interne controleplan zijn nog eens extra tegen het licht gehouden om te kijken waar in de processen de risico’s zitten en welke beheersmaatregelen daar tegenover gezet moeten worden. Dit geldt ook voor de omvangrijkere processen die nu nog getoetst worden door de concerncontroller. Voorbeelden hiervan zijn de subsidieverlening, inkoop en aanbesteding alsmede de grondexploitaties.

Naar aanleiding van de managementletter (tussentijdse controle) en de jaarlijkse accountantscontrole zijn ook in 2020 verbeteringen doorgevoerd in de (financiële) processen die nog niet als voldoende uit de controle naar voren gekomen zijn. Ook is in 2020 een aanzet gemaakt om de controles meer in te bedden in de processen zodat fouten en/of onrechtmatigheden veel eerder ontdekt en gecorrigeerd.

Ontwikkeling personeelslasten/formatie

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de formatie en personeelslasten van de gemeente Uithoorn.

_{In bovenstaande tabel zijn de kosten van inhuur ten laste van vacatureruimte meegenomen onder de salariskosten.}

Indicatoren

_{*Aantal vacatures: In de prognose is geen rekening gehouden met extra uitstroom wegens pensioengerechtigde leeftijd (vergrijzing).}

Uit de tabel blijkt dat de overheadpercentage lager is dan verwacht bij het opmaken van de primaire begroting 2020. De werkelijke overheadkosten zijn uiteindelijk lager, en de directe personeelslasten hoger dan bij het opmaken van de primaire begroting 2020. De kosten van overhead zijn na de primaire begroting naar beneden bijgesteld. Bovendien zijn de werkelijke kosten lager dan de begroting na wijziging. Zie hiervoor de toelichting op het programma Organiseren, deelprogramma Overhead. De directe personeelslasten zijn na de vaststelling van de primaire begroting juist verhoogd. Dit wordt voor een aanzienlijk deel veroorzaakt door de stijging van de salariskosten als gevolg van het CAO-akkoord voor gemeenteambtenaren, dat in de zomer van 2019 is overeengekomen. Dit geldt ook voor de personeelslasten van Duo+ en daarmee de bijdrage aan Duo+. Ook is in de loop van 2020 rekening gehouden met de herbeoordeling van de BTW labeling die in 2019 is gedaan. Daarnaast zijn er in de loop van 2020 meer maatwerkafspraken gemaakt. Waardoor de directe personeelslasten van de bijdrage aan Duo+ verhoudingsgewijs meer zijn gestegen dan de overhead.